Matkalaskut ja ajopäiväkirjat – näin varmistat verovapaat korvaukset
Matkalaskut ja ajopäiväkirjat ovat keskeisiä työkaluja, joilla osakeyhtiö voi seurata liiketoimintaan liittyviä matkakustannuksia ja ajoneuvon käyttöä verotuksen ja kirjanpidon näkökulmasta. Näiden dokumenttien asianmukainen täyttäminen ja käsittely, säilytysajat huomioiden, ovat ensiarvoisen tärkeitä, sillä verottaja asettaa tarkkoja vaatimuksia matka- ja ajokorvausten perusteille ja hyväksymiselle. Verovapaat korvaukset ovat verottajan erityisen mielenkiinnon kohteena esimerkiksi verotarkastuksessa.
Matkalasku: liikematkojen kulujen seuranta ja korvaus
Matkalasku on dokumentti, jolla työntekijä tai yrityksen omistaja ilmoittaa yhtiölle liiketoimintaan liittyvistä matkoista aiheutuneet kulut kuten päivärahat, kilometrikorvaukset ja muut matkakulut. Matkalaskun perusteella yritys voi maksaa työntekijälle verottomia matkakustannusten korvauksia.
Lainsäädännön perusteet
Matkalaskujen osalta keskeinen oikeuslähde on Tuloverolaki (TVL), jonka 71 § määrittää, että työntekijälle maksettavat matkakustannusten korvaukset ovat verovapaita, kun ne perustuvat asianmukaisiin matkalaskuihin - ja kun työnantaja on hyväksynyt laskut.
Lisäksi Verohallinnon päätös verovapaista matkakustannusten korvauksista antaa yksityiskohtaiset korvaustasot, kuten päivärahojen ja kilometrikorvausten määrät vuosittain.
Matkalaskun sisältö
Matkalaskun tulee sisältää yksityiskohtaisesti tiedot matkasta, kuten matkan tarkoitus, matkareitti, ajankohta sekä matkakulut eriteltynä. Tärkeitä ovat esimerkiksi matkan alkamisaika, päättymisaika ja tarvittaessa majoituskustannukset.
Kirjanpitolain 2 luvun 5 §:n mukaan dokumentoinnin tulee olla riittävää ja todennettavissa, jotta kulut voidaan osoittaa liiketoimintaan liittyviksi.
Verovapaat korvaukset
Päivärahat ja ateriakorvaukset: Päivärahojen korvauksessa on keskeistä matkan pituus ja kesto. Verohallinnon vuosittain julkaisema päätös asettaa maksimimäärät verovapaille päivärahoille ja ateriakorvauksille.
Kilometrikorvaukset: Kilometrikorvaus on verovapaa korvaus, joka maksetaan työntekijän omalla autolla ajettujen liikematkojen perusteella. Myös tästä korvauksesta Verohallinnon päätös antaa vuotuiset enimmäismäärät, jotka ovat verovapaita.
Ajopäiväkirja: liiketoimintaan liittyvän ajon seuranta
Ajopäiväkirja on tärkeä dokumentti erityisesti silloin, kun työntekijä käyttää omaa autoaan yrityksen liiketoimintaan liittyviin ajoihin, tai kun työnantaja tarjoaa käyttöön työsuhdeauton. Ajopäiväkirjan avulla dokumentoidaan kaikki liiketoimintaan liittyvät ajot, jolla perustellaan kilometrikorvauksien tai työsuhdeauton käytöstä johtuvien etujen verottomuus.
Ajopäiväkirjan lainsäädännöllinen pohja
Tuloverolain 73 § säätää työsuhdeauton käytön verotuksesta, jossa ajopäiväkirja toimii todisteena ajon veronalaisuudesta tai verottomuudesta. Lisäksi Verohallinnon antamat ohjeet edellyttävät, että verovapauden säilyttämiseksi yrityksen on pystyttävä osoittamaan, että autoa käytetään työajossa, ei yksityisajoissa.
Ajopäiväkirja täyttää myös kirjanpitolain dokumentointivaatimukset, kun se on täsmällisesti täytetty ja ylläpidetty. Erittäin suositeltavaa on säilyttää ajopäiväkirjat kuten muukin kirjanpitoaineisto eli kirjauksen liitteenä. Ajopäiväkirjat toimitetaan siis kirjanpitoon aivan kuten muutkin tositteet. Ajopäiväkirjoja koskee samat säilytysvaatimukset kuin muutakin tositeaineistoa eli kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi on päättynyt (KPL 2:10)
Ajopäiväkirjan sisältö
Ajopäiväkirjaan merkitään ajon päivämäärä, reitti, matkan tarkoitus, ajettu kilometrimäärä sekä mahdolliset pysähdykset ja muut kulut. Näin verottaja voi tarvittaessa varmistua siitä, että matkat liittyvät yhtiön toimintaan eivätkä ole yksityisajoja.
Matkan aloitus- ja lopetusaika sekä kohde on dokumentoitava. Kilometrimäärien perusteella yritys voi maksaa verovapaita kilometrikorvauksia työntekijälle, mikäli kyseessä on työntekijän oma auto.
Työsuhdeauto ja verotus
Jos työntekijälle tarjotaan työsuhdeauto, ajopäiväkirja on ensisijaisen tärkeä todiste verotuksessa, erityisesti jos autoa käytetään yksinomaan työajossa. Työsuhdeautosta syntyy yleensä verotettava luontoisetu. Ajopäiväkirjan avulla voidaan kuitenkin todentaa ajon tarkoitus ja vähentää verotettavan tulon määrää, mikäli autoa käytetään pääasiassa työajoihin.
Tuloverolain 64 § antaa perusteet verotettavalle autoedulle mutta ajopäiväkirjan avulla voidaan varmistaa, että veroa maksetaan vain yksityisajoista. Jos autoa käytetään pelkästään työajoihin ilman yksityisajoja, ajopäiväkirja toimii todisteena siitä, että verotuksessa huomioidaan vain liikematkat.
Toimenpiteet ja hyvä käytäntö
Säännöllinen täyttäminen ja kirjaaminen
Yrityksessä on suositeltavaa kehittää selkeät ohjeet matkalaskujen ja ajopäiväkirjojen täyttämiselle. Tiedot kannattaa tallentaa sähköisesti ja arkistoida Verohallinnon ohjeiden mukaan, jotta ne ovat tarvittaessa käytettävissä verotarkastuksissa.
Käytännön haasteet ja riskienhallinta
Puutteellisesti täytetty matkalasku tai ajopäiväkirja voi johtaa siihen, että verottaja katsoo korvauksen veronalaiseksi tuloksi. Verotarkastuksissa huomiota kiinnitetään erityisesti siihen, että matkalaskut ovat asianmukaisesti hyväksyttyjä ja ajopäiväkirjat täsmällisiä.
Automatisoidut järjestelmät
Yritykset voivat hyödyntää digitaalisia järjestelmiä matkalaskujen ja ajopäiväkirjojen hallinnassa. Sähköisillä työkaluilla tiedon käsittely nopeutuu, automatisoituu ja virheiden riski vähenee.
Ole vain rohkeasti yhteydessä, jos voimme olla avuksi. Yhteystiedot löydät täältä.
Pro-Ratio Ekonomipartner, taloushallintoa ammattitaidolla. Tilitoimistopalvelut koko Suomessa.