Audit Trail – Miksi audit trail on tärkeä osa taloudenhallintaa?
Audit trail eli kirjanpidon jäljitysketju on olennainen osa yrityksen taloushallintoa. Se varmistaa, että liiketapahtumat voidaan jäljittää ja todentaa alkuperäisestä tapahtumasta aina kirjanpitoon ja tilinpäätökseen saakka. Jäljitysketju ei ole vain tekninen vaatimus vaan se on avainasemassa kirjanpidon tarkkuuden, luotettavuuden ja lainmukaisuuden varmistamisessa.
Mikä on audit trail?
Audit trail on prosessi tai järjestelmä, jonka avulla kirjanpitoon tehdyt kirjaukset voidaan jäljittää alkuperäisiin tositteisiin ja liiketapahtumiin. Kirjanpitolain 2. luvun 6 § korostaa jäljitysketjun merkitystä: kirjanpito on järjestettävä niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan todeta selkeästi sekä kirjanpidosta tilinpäätökseen että tilinpäätöksestä kirjanpitoon.
Audit trailin ansiosta jokainen liiketapahtuma voidaan tarkistaa kahteen suuntaan: alhaalta ylös (tositteesta pääkirjanpitoon ja tilinpäätökseen) ja ylhäältä alas (tilinpäätöksestä yksittäisiin liiketapahtumiin). Tämä helpottaa virheiden tai epäselvyyksien selvittämistä ja on keskeinen osa yrityksen sisäistä valvontaa sekä ulkopuolisten tahojen, kuten tilintarkastajien, suorittamaa tarkastusta.
Miten audit trail toimii käytännössä?
Audit trail rakentuu liiketapahtumien kirjauksista, tositteista ja kirjanpidosta. Esimerkiksi ostotapahtuman osalta audit trail seuraa seuraavia vaiheita:
Liiketapahtuma: Yritys ostaa palvelun tai tuotteen.
Tosite: Palvelusta tai tuotteesta saadaan lasku, joka dokumentoi liiketapahtuman.
Kirjaus: Lasku kirjataan kirjanpitoon menotositteena, joka vaikuttaa pääkirjaan ja liiketapahtuman kohteena olevaan kustannuspaikkaan tai tilikarttaan.
Pääkirja ja tilinpäätös: Kaikki liiketapahtumat kootaan pääkirjaan, ja pääkirjan avulla luodaan tilinpäätös.
Audit trailin ansiosta liiketapahtuma voidaan jäljittää takaisin laskuun, laskun hyväksymiseen ja maksutapahtumaan, ja toisaalta tilinpäätöksen luvut voidaan purkaa yksittäisiin liiketapahtumiin.
Miksi audit trail on tärkeä?
Audit trailin tärkeys liittyy erityisesti taloudelliseen läpinäkyvyyteen, virheiden korjaamiseen ja petosten ehkäisyyn. Selkeä jäljitysketju auttaa havaitsemaan virheet ja väärinkäytökset aikaisessa vaiheessa, mikä voi estää vakavat taloudelliset seuraukset.
Läpinäkyvyys ja tarkkuus: Audit trail varmistaa, että jokainen liiketapahtuma on oikein kirjattu ja linkittyy selkeästi alkuperäiseen tositteeseen. Tämä lisää taloushallinnon läpinäkyvyyttä ja tarkkuutta.
Virheiden korjaaminen: Jos tilinpäätöksessä tai kirjanpidossa havaitaan virhe, audit trail mahdollistaa virheen nopean jäljittämisen alkuperäiseen tapahtumaan ja sen korjaamisen.
Petosten ehkäisy: Selkeä audit trail toimii pelotteena väärinkäytöksille, koska jokainen tapahtuma on jäljitettävissä ja auditoitavissa. Tämä vähentää tilaisuutta taloudellisiin väärinkäytöksiin.
Tilintarkastus: Tilintarkastajille audit trail on tärkeä työkalu, sillä sen avulla voidaan todentaa, että kaikki kirjanpidon luvut perustuvat todellisiin liiketapahtumiin ja ne on kirjattu asianmukaisesti. Tämä on olennaista yrityksen tilinpäätöksen luotettavuuden kannalta.
Audit trailin merkitys sähköisessä kirjanpidossa
Digitalisaation myötä monet yritykset siirtyvät sähköisiin kirjanpitojärjestelmiin, joissa audit trail on usein automaattisesti sisäänrakennettu osa järjestelmää. Sähköinen kirjanpito mahdollistaa kattavan ja yksityiskohtaisen jäljitysketjun luomisen, jolloin kaikki tapahtumat, tositteet ja muutokset tallentuvat reaaliaikaisesti ja ne voidaan tarkastaa myöhemmin.
Sähköinen audit trail voi olla jopa tarkempi ja nopeammin saatavilla kuin manuaalisessa kirjanpidossa, koska kaikki tiedot tallentuvat järjestelmään ajantasaisesti ja helposti jäljitettävässä muodossa. Tämä parantaa tilintarkastuksen tehokkuutta ja yrityksen sisäisen valvonnan toimivuutta.
Audit trailin ylläpito ja dokumentointi
Yrityksen tulee varmistaa, että sen kirjanpitojärjestelmässä on asianmukainen audit trail ja että se täyttää lain asettamat vaatimukset. Tämän lisäksi audit trailin tulee olla helposti tarkasteltavissa, eikä sitä saa muuttaa tai poistaa tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen.
Kirjanpitoaineiston säilyttämisen osalta audit trail noudattaa samoja sääntöjä kuin muutkin kirjanpidon asiakirjat. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätökset, kirjanpidot ja tositteet on säilytettävä vähintään 10 vuotta ja muut kirjanpitoaineistot kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Voit lukea lisää kirjanpitoaineistosta täältä.
Yhteenveto
Audit trail on olennainen osa yrityksen taloudenhallintaa, joka mahdollistaa liiketapahtumien jäljittämisen ja kirjanpidon tarkkuuden. Se tarjoaa selkeän ja luotettavan tavan seurata, mistä jokainen kirjanpidon luku on peräisin ja miten se liittyy alkuperäisiin liiketapahtumiin. Ilman toimivaa audit trailia kirjanpidon tarkistaminen, tilintarkastus ja taloudellisen väärinkäytösten havaitseminen olisivat huomattavasti vaikeampia.
Ole vain rohkeasti yhteydessä, jos voimme olla avuksi. Yhteystiedot löydät täältä.
Pro-Ratio Ekonomipartner, taloushallintoa ammattitaidolla. Tilitoimistopalvelut koko Suomessa.