Tositteiden merkitys kirjanpidossa – Miksi tarkka tositehallinta on avainasemassa?

Yrityksen kirjanpidon perusta on huolellisesti laadittu ja todistettava tositeaineisto. Tositteet ovat liiketapahtumien dokumentteja, joihin kirjanpitokirjaukset perustuvat. Ilman asianmukaisia tositteita ei voida varmistaa kirjanpidon oikeellisuutta ja sen vaatimusten täyttymistä. Kirjanpitolain 2. luvun 5 § asettaa selkeät vaatimukset tositteille, niiden sisällölle ja järjestelmällisyydelle.

Mikä on tosite?

Tosite on dokumentti, joka todentaa liiketapahtuman kuten oston, maksun tai palkkion. Kirjanpitoon tehtävät kirjaukset on aina perustettava tositteisiin, jotka on päivättävä ja yksilöitävä numeroimalla tai muulla vastaavalla tavalla. Tositteiden avulla liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välinen yhteys on voitava todeta ilman suuria vaikeuksia. Näin voidaan varmistaa kirjanpidon luotettavuus ja tarkastettavuus.

Menotositteesta kuten laskusta, on ilmettävä vastaanotettu tuotannontekijä eli esimerkiksi palvelu tai tuote, joka on ostettu yrityksen käyttöön. Vastaavasti tulotositteesta on käytävä ilmi luovutettu suorite, kuten asiakkaalle myyty palvelu tai tuote. Tositteen avulla tulee myös voida osoittaa, milloin tuotannontekijä on vastaanotettu ja suorite luovutettu. Arvonlisäverolain (AVL 209 e §) mukaisista pakollisista laskumerkinnöistä lisää täällä.

Millainen tosite on riittävä?

Kirjanpitolain mukaan maksut on todennettava mahdollisuuksien mukaan ulkopuolisen osapuolen antamalla tositteella. Jos ulkopuolista tositetta ei ole saatavilla, kirjanpitovelvollinen voi laatia itse tositteen, mutta sen tulee olla asianmukaisesti varmennettu. Asianmukaisesti varmennettu tosite auttaa pitämään kirjanpidon virheettömänä ja tarkastettavana.

Tositehallinnan käytännöt

Tositteet tulee käsitellä ja säilyttää siten, että niiden sisältö voidaan tarkastaa vaivatta ja tarvittaessa tulostaa selväkielisessä muodossa. Tämä vaatimus on erityisen tärkeä silloin, kun kirjanpitoaineistoa käsitellään sähköisesti. Tositteiden muuttaminen tai poistaminen tilinpäätöksen laatimisen jälkeen on ehdottomasti kiellettyä.

Vaikka tositteiden ja muun kirjanpitoaineiston muotoa voidaan muuttaa, esimerkiksi sähköistämisen tai arkistoinnin helpottamiseksi, on kirjanpitoketjun ja sisällön säilyttävä muuttumattomana. Näin taataan, että kirjanpidon tarkastettavuus ja läpinäkyvyys säilyvät.

Tositteiden säilytys ja säilytysajat

Kirjanpitolaissa määritellään tositteiden ja kirjanpitoaineiston säilytysaika. Tilinpäätös, kirjanpidot ja muut keskeiset aineistot on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet ja muu liiketapahtumia koskeva aineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jolloin tilikausi on päättynyt. Säilytysvelvoitteet varmistavat, että viranomaiset ja tilintarkastajat voivat tarkistaa kirjanpidon oikeellisuuden tarvittaessa myös pitkän ajan kuluttua.

Yhteenveto

Tositteet muodostavat kirjanpidon kivijalan. Niiden huolellinen hallinta, asianmukainen säilytys ja dokumentointi ovat edellytyksiä kirjanpidon luotettavuudelle ja yrityksen taloudellisen toiminnan läpinäkyvyydelle. Kirjanpitolaki määrittää tarkasti, millaisia vaatimuksia tositteille asetetaan ja siksi yritysten on huolehdittava tositteiden asianmukaisesta käsittelystä jokapäiväisessä toiminnassaan.

Yrittäjä, muista siis aina toimittaa kuitit ja laskut kirjanpitoon.

Ole vain rohkeasti yhteydessä, jos voimme olla avuksi. Yhteystiedot löydät täältä.

Pro-Ratio Ekonomipartner, taloushallintoa ammattitaidolla. Tilitoimistopalvelut koko Suomessa.