Osakeyhtiöille, osuuskunnille, sivuliikkeille ja eurooppayhtiöille tulee vuonna 2027 uusi vuosittainen kaupparekisteritietojen tarkistusvelvollisuus. Ensimmäinen maksuton tarkistus on tehtävä YTJ-palvelussa viimeistään 31. joulukuuta 2027, vaikka rekisteritietoihin ei olisi tullut muutoksia. Velvollisuus perustuu kaupparekisterilakiin, jonka asiaa koskevaa 23 §:ää aletaan soveltaa 1. tammikuuta 2027.
Tarkistus on tehtävä myös silloin, kun tiedot ovat ennallaan
Velvollisuus koskee yksityisiä ja julkisia osakeyhtiöitä, osuuskuntia, ulkomaisten elinkeinonharjoittajien sivuliikkeitä sekä eurooppayhtiöitä. Muille yritysmuodoille vuosittainen tarkistus on PRH:n mukaan vapaaehtoinen.
Vuositarkistuksessa yritys vahvistaa rekisteritietojensa ajantasaisuuden. Tarkistus ei korvaa velvollisuutta ilmoittaa rekisteröitävien tietojen muutoksista silloin, kun niitä tapahtuu. Rekisteritietojen korjaamista ei siten voi lykätä seuraavaan vuositarkistukseen.
YTJ-palvelu avaa tarkistusmenettelyn keväällä 2027
PRH:n mukaan tarkistus tehdään YTJ-palvelussa keväästä 2027 alkaen. Palvelussa näytetään yrityksen edunsaajatiedot, kaupparekisteriote ja yritysmuodosta riippuen yhtiöjärjestys, säännöt tai yhtiösopimus. Jos tiedot ovat oikein, tarkistus allekirjoitetaan ja lähetetään. Virheellisten tietojen korjaamiseen palvelu ohjaa erikseen.
Tarkistuksen voi tehdä vuoden 2027 aikana palvelun avauduttua. Seuraavina vuosina määräaika on kunkin kalenterivuoden loppu riippumatta siitä, missä kuussa edellinen tarkistus tehtiin.
Allekirjoitusoikeus on varmistettava etukäteen
Vuositarkistuksen voi tehdä kaupparekisteri-ilmoituksen allekirjoittamiseen oikeutettu vastuuhenkilö, esimerkiksi osakeyhtiön hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja. Menettely voidaan hoitaa myös YTJ-palvelussa asianmukaisesti valtuutetun henkilön tai PRH:n kuvaamissa tilanteissa valtuutetun asianajajan kautta.
Pelkkä prokura tai yrityksen edustamisoikeus ei PRH:n ohjeen mukaan anna oikeutta tehdä vuositarkistusta. Taloushallinnon palveluntarjoajan kanssa kannattaa sopia ajoissa, kuka tarkistuksen tekee ja kuka vastaa tarvittavasta valtuutuksesta.
Laiminlyöntimaksu edellyttää erillistä kehotusta
Kaupparekisterilain 23 §:n nojalla rekisteriin merkitään myös tieto tarkistusvelvollisuuden laiminlyönnistä. PRH:n ohjeen mukaan laiminlyöntimaksu voi tulla kysymykseen, jos yritys jättää vuositarkistuksen tekemättä erillisestä kehotuksesta huolimatta. PRH:n mukaan laiminlyöntimaksu on 300 euroa. Julkisille osakeyhtiöille ja eurooppayhtiöille maksu on 600 euroa.
Vuositarkistuksen laiminlyönti on erotettava muista kaupparekisterilain mukaisista ilmoituspuutteista ja tilinpäätöksen myöhästymisestä. Maksuseuraamusta ei pidä esittää automaattisena heti vuoden vaihtuessa: ratkaisevaa on laissa säädetty menettely.
Yritysjohdolle uusi vuosittainen määräaika
Käytännössä vuositarkistus kannattaa lisätä yrityksen vuosittaiseen hallinnon tehtäväkalenteriin. Samalla voidaan varmistaa, että hallituksen ja toimitusjohtajan tiedot, edustamisoikeudet sekä tosiasiallisia edunsaajia koskevat tiedot ovat oikein.
Vastuu tietojen oikeellisuudesta ja tarkistuksen hoitamisesta on syytä sopia selvästi myös silloin, kun yritys käyttää ulkoistettua taloushallintoa.
Lähteet
PRH: Kaupparekisteritietojen vuositarkistus (päivitetty 28.10.2026): https://www.prh.fi/fi/yrityksetjayhteisot/kaupparekisteritietojen-vuositarkistus.html
Kaupparekisterilaki 564/2023, erityisesti 23–24 ja 39 §: https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2023/564
PRH: Miten kaupparekisterilaki vaikuttaa yrityksiin?: https://www.prh.fi/fi/yrityksetjayhteisot/yritystenlkm/uusikaupparekisterilaki.html